AI로 거래처 메일 쓰는 법: 정중한 비즈니스 메일 1분 완성

거래처 메일은 한 문장을 고르느라 시간이 걸립니다. 상황과 핵심만 AI에게 주면 정중한 초안이 바로 나옵니다. 보내기 전에 사실만 확인하면 됩니다.

기본 공식: 상황 + 핵심 + 톤

아래 세 가지만 주면 대부분의 비즈니스 메일이 해결됩니다.

아래 상황으로 거래처에 보낼 메일을 써줘. 상황: [무슨 일인지] 전하고 싶은 핵심: [요청/안내 내용] 톤: 정중하고 간결한 비즈니스체 받는 사람: [관계, 예: 오래 거래한 담당자]

상황별 예시

제안·요청 메일

“미팅 일정을 제안하는 메일”, “견적을 요청하는 메일”처럼 목적을 적으면 구조까지 잡아 줍니다.

독촉 메일(정중하게)

“기한이 지난 건을 정중하게 재안내하는 메일”이라고 하면 관계를 해치지 않는 표현으로 써 줍니다.

거절·사과 메일

가장 쓰기 어려운 메일입니다. “정중히 거절하되 여지를 남기는”, “사과하되 변명처럼 보이지 않는”처럼 방향을 지정하세요.

톤 다듬기

“더 짧게”, “더 공손하게”, “딱딱하지 않게”처럼 요청해 조절합니다. 받는 사람과의 관계를 알려주면 더 정확합니다.

보내기 전 점검

• 날짜·금액·이름 같은 사실은 반드시 직접 확인하세요.
• 회사·거래처의 민감 정보는 보안 정책을 먼저 확인하세요.

메일 외에 보고서·회의록도 같은 방식으로 빠르게 씁니다. 주간 보고서 쓰기와 실사용 후기를 참고하세요.