사과 메일, AI한테 맡기면 안 되는 이유와 그래도 쓰는 법

사과 메일은 분량은 짧은데 제일 오래 붙잡게 됩니다. 한 문장 잘못 쓰면 ‘그래서 미안하다는 거야, 아니라는 거야’ 소리를 듣거든요. AI한테 통째로 맡기면 딱 그런 글이 나옵니다. 그래도 뼈대는 맡기고, 민감한 부분만 손보는 게 제일 빠릅니다.

통째로 맡기면 생기는 일

AI 사과문은 보통 너무 공손합니다. “진심으로 깊은 사과의 말씀을 드립니다” 같은 문장이 세 번쯤 반복되죠. 읽는 사람은 오히려 기계적이라고 느낍니다. 그리고 꼭 변명을 길게 붙입니다. 사과문에서 변명이 사과보다 길면 안 하느니만 못합니다.

뼈대만 받고, 비율을 내가 정한다

사과문의 핵심은 세 덩어리입니다. 뭘 잘못했는지, 어떻게 조치하는지, 다시 안 그러려면 뭘 바꾸는지.

아래 상황으로 사과 메일 초안을 써줘. 무슨 일: [사실만 간단히] 상대가 입은 불편: [구체적으로] 우리가 할 조치: [언제까지 무엇을] 조건: 변명은 두 문장 넘기지 말고, 조치와 재발 방지에 분량을 더 써줘. 담담하고 짧게.

마지막은 꼭 내 손으로

받는 사람 이름, 구체적인 사안, 날짜는 직접 넣으세요. AI가 뭉뚱그린 ‘고객님께 불편을 드려’를 ‘지난주 배송 지연으로 OO님께’처럼 바꾸는 것만으로 글이 사람 글이 됩니다. 보내기 전에 소리 내어 한 번 읽어보고, 어색하면 그 문장을 지웁니다.

이건 조심

법적 책임이 걸린 사안은 ‘죄송합니다’ 한마디가 과실 인정으로 읽힐 수 있습니다. 그런 건 AI 말고 담당 부서나 전문가와 먼저 상의하세요.

평범한 업무 메일은 거래처 메일 쓰는 법에서 더 다뤘습니다.